一文档管理用户手册1.IFS文档管理的概念1)文档管理在IFS软件构架中的位置IFS文档管理模块是IFS应用软件的基础模块之一，是一个可独立运行模块系统；同时也是跟其他应用模块（如设备模块、库存模块等）无缝集成在一起的。IFS文档管理模块与这些应用模块之间联系是通过对象关联实现的。2)文档管理的主要功能z产生和处理不同文件类型的电子文档文档，下面列出常见的文档类型文件格式产看程序DOCWORD/WPS文字处理ELSEXEL/WPS表格PPTPowerPoint/WPS演示应用程序DWGAUTOCADPDFAdobeAcrobat等应用程序JPG/BMP/JIF图片/图形应用程序MAV视频应用程序MPPPROJECT等也可以对指纸质文件进行目录管理。z可以将文档与IFS应用软件其他模块中的目标关联，如可以创建某个设备的检修标准文档，然后将该文档与这一设备关联。z文档的版本管理，保存文档的不同修订本。z组织文档，按文档类型，或用文件夹的形式将文档分类组织起来，便于查找。文档与文档之间也可以有结构关系，可以定义一个文档为另一文档的子文档3)使用文档管理前的程序设置在用户使用文档之前必须在基础数据中进行如下设置：z在本地硬盘中创建一个文件夹，例如：创建C：\SM\z在IFS软件中进行如下操作：操作路径：文档管理\基础数据\用户设置\当地删除路径12.创建和处理文档对一个文件管理依角色的不同主要可分为:A、文档创建编辑流程B、文档的工作表和版本更新C、文档流转流程D、文档查阅利用流程2.1.创建编辑文档在IFS中与现实的编辑情况相似，即有五种创建编辑方式：a.直接在IFS中进行编辑，即直接调用方式。b.利用IFS中现有的文档进行调用、修改、编辑，即模板调用方式在此种方式中不会对原要利用调用的文件产生改变。c.对已存在的电子文档进行编辑，如已有一个编辑好的文件直接导入，即登录方式。d.对批量的已存在的电子文档,进入IFS,用文件导入方式。e.对IFS中已存地的电子文档,需要对其进行修改,得到一个新版的文档。2.1.1.创建一个新文档（文档标题）操作路径：文档管理\概览-文档标题操作画面：如下图说明:在概览-文档标题中建好文件标题并保存后,可通过左键点黑再用右键进入”文档信息”,进入本档的内容等项的创建编辑画面.2z文档编号是计算机自动给出的,并且是唯一的,也就是说计算机对所有文件无论其文档类别是不相同,都进行统一编号.z“对象连接”字段有两个值,一个是“可选的(Optional)”,另一个是“要求的(Required)”,若选了“要求的”,则要在“文档信息”中进行与设备等进行连接,否则在“核准”时，不能核准及下达.z一个文档可以由多个工作表组成，每一个工作表可以由多个版本组成；工作表相当于一个文档分割成多个章节（每个章节一个文档）或则多个文件；2.1.2.编辑文档内容操作画面:如下图3若直接在IFS中进行编辑，可用“编辑E”键，选择所编辑的方式如“WORD”，并进行文档内容的输入，编辑。若是用较固定的格式进行编辑，可以通过调用模板方式进行编辑。以上两种编辑方式进行编辑后要存盘，再用“登记进入”键，改变文件状态为“登记”完成提交功能。若编辑提交一个已存在的文件，用登录方式，不要点击“编辑E”键，而直接用“登记进行”键，选择所用的文件进行编辑登录。如果直接进行登记进入的话，点击[登记进入]，出现下图的[选择参考文件]的窗口，选择所需要提交的文件提交完毕后，文件状态改变为“登记”4修改文档的信息点击窗口的其它标签页，如“标题”，选择需要修改的内容进行修改2.1.3.调用和创建文档模板文档的内容也可以通过调用文档模板方式进行编辑.51)文档模板的调用：对于模板化的文件如检修文件包，其格式比较固定，IFS提供了模板的调用。方法是通过光标移置“格式”字段，再用值列表功能键选择所用的模板。操作画面如图注意:所调用的模板其实就是一个文件，虽然选用了的模板，对原文档不会产生修改。因此可以将较常用文档进行模板化处理。2)文档模板的创建：要将文档创建为模板，文档必须是存在的。决定一个文档模板要素有三个(1)文档类型(2)格式(3)文档语言。由于语言一般常用的为中文.因此在此我们主要讲述文档类型、格式的定义以及它们的关联。（1）文档类型的定义。操作路径：文管管理\基础数据\文档基础，操作画面：通过新建创建文档类别。、（2）格式的定义。6操作路径：文档管理\基础数据\文