PAGE3/NUMPAGES32022关于信函格式公文何谓非正式行文?2022年1月下发，与《新办法》配套的《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(以下简称《公文处理意见》)作了具体而详细的解释：部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。那么，函的形式又是一个什么样的形式呢?《公文处理意见》的解释是：函的形式是指公文格式中区别于文件格式的信函格式。从规定部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文，到明确只能以函的形式行文，最终落实到了信函格式上。可见非正式行文在公文形式上的标志就是信函格式。信函格式有何规范性要求呢?由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从2000年1月开始实施的国家标准《国家行政机关公文格式》(以下简称《公文格式》)作了简要说明。其重要附件《国家行政机关公文格式条文释义》(以下简称《条文释义》)则作了进一步详细解释。《条文释义》在信函式格式一节中提出了明确的规范要求：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30MM，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4MM处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20MM处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170MM。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。信函式格式之所以确定为上述规范，是因为在长期的'公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发文件两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。《公文格式》从公文工作实际出条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了信函式格式与文件式格式的显著区别。应该说，公文法规对信函式格式的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：1.对信函式格式的规范要求存在错误认识函是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的便函。久而久之，便形成一种错误认识，以为信函格式即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。2.对信函式格式的适应文种存在错误认识信函式格式由于其名称中出现了信函一词，不少人就将这种格式与函这一公文文种混为一谈。关于信函格式，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于文件格式的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，函采用信函格式的情况较多，但绝不意味只有函才能使用这一公文格式。例如，意见在发至平行或不相隶属机关时，就可采用信函格式。也正因为此，《公文处理意见》才提出：以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。综上所述，信函式格式是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。