采购部运作手册PruchasingDepartmentOperationMannual汇编:Preparedby:二O一二年十二月十六日目录INDEX目录…………………………………………………………采购部门职能说明书………………………………………采购部架构图及编制说明…………………………………采购部岗位职责说明书索引………………………………采购部岗位职责说明书……………………………………采购部部门各运作流程索引………………………………采购部部门各运作流程……………………………………采购部部门管理制度索引…………………………………采购部部门管理制度……………………………………采购部门运作表格索引……………………………………采购部门运作表格…………………………………………采购部部门职能说明书PERSONNEL&ADMINISTRATIONDEPERTMENTJOBDESCRIPTION一、行政关系采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门，是酒店主要后勤保障部门之一。部门工作向总经理负责，部分工作同时向酒管集团公司负责。二、中心任务依照酒店招投标采购流程及酒店采购流程、质量标准、按质、按量、按时、适价地组织和实施酒店经营所需物资的采购工作，以确保和满足酒店经营活动所需物资的供应与需求。三、工作职责了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划；熟练掌握酒店招投标采购流程，严格按照流程规定组织各项招投标工作，确保招标工作公平公正并完善各招标项目的资料存档。采购物品应做到价廉物美、择优录取。进行三家比价，在尽量节约成本的原则下择优选择优质供应商。急用的物品要优先采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作；采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息供经营部门参考选用；采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息积极争取定购货源，根据“畅销多进、滞销不进”原则，保证货源充足；认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报有关领导，研究后方可实施；按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支；调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量；要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资和质量要求负有责任；在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来；严格遵守酒店的各项规章制度，达至各项预期的管理目标；建立系统的酒店经营采购清单、供应商名录表、部门的流程与政策及系统的培训教材。完成领导班子交代的其他工作任务。四、工作权限对物资采购的价格有建议权。对供应商的选定有建议权。对采购合同有草拟及建议权。对招标工作有行使权。五、工作关系直接对总经理汇报工作或接受指示。同酒店各部门为提供服务的协作关系。同集团采购部为接收指导监控的关系。七、考评与奖罚由总经理对本部门直接进行监控与奖罚八、部门岗位设置采购部编制共3人部门经理：1人采购主管：1人采购员：1人详见架构采购部架构图PERSONNEL&ADMINISTRATIONDEPARTMENTSTRUCTURE采购部岗位架构图PURCHASINGDEPARTMENTORGANIZATIONCHARTGRADE////5.Dept.HeadBB级经理1人/7.Captain领班级2人///采购部经理1人采购员2人岗位职责索引JobDescriptionIndex编号RefNo.岗位/职务Department/Position页码PagePURJD－001采购部经理PURJD－002采购主管PURJD－003采购员岗位职责说明JOBDESCRIPTION职位名称采购部经理职位代码PURJD-001所属部门采购部