数据库档案管理工作标准（2009草）张玉荣本标准为建立中国科学院国家科学图书馆数据库档案制定。本标准规定了数据库档案管理的条件保障，工作职责，档案接收、整理、保管、移交等环节的基本要求。本标准由中国科学院国家科学图书馆资源建设部提出并负责解释。“数据库档案”以下简称为“档案”。基本定义1适用范围中国科学院国家科学图书馆通过商业渠道引进的数据库档案管理工作执行本标准。中国科学院国家科学图书馆做为中国科学院集团组织者，组织全院研究所通过商业渠道引进的数据库档案管理工作执行本标准。中国科学院国家科学图书馆非商业渠道引进或组织引进的档案管理工作参照执行本标准。2档案定义在数据库引进、组织、使用和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表形式的真实记录。3档案接收收存档案的过程。4档案整理对应归档的文件材料进行分类、整理和编目，使之成为档案的过程。工作标准1条件保障1）档案工作应列入年度工作计划。2）明确分管领导，对档案工作负全责。3）设档案管理岗位。4）明确档案管理人员岗位职责，并保持档案管理人员相对稳定。5）明确归档相关人员的岗位义务与责任。6）相关工作条件上给予保障。2要求1）档案的归档率、完整率应达到100％，合格率应达到95％以上。2）对档案实行分级负责，集中管理。3）严格遵守相关国家法律法规、规章制度，对商业信息、招投标信息等涉密档案严格管理。4）无拒绝归档现象。3工作职责1)资源建设部档案管理职责制订档案工作标准、规范及重要制度，并组织监督检查。对档案工作进行宏观指导。承担档案自动化管理建设工作。2)档案员职责负责档案接收、整理、统计和移交。负责指导本部门人员建立档案预立卷。负责督促本部门人员完善、移交档案文件。负责档案文件目录标准化编制。按照国科图综合办公室的要求定时移交档案。对移交给国科图综合办公室档案的完整性负责。对移交给国科图综合办公室档案文件实体原始面貌真实性负责。3)档案相关人员职责对所提交档案之文件、文档的真实性负责。对所提交档案之文件、文档的完整性负责。有按时提交标准格式档案材料的义务。4档案接收4.1以数据库名称为主标目，分别接收以下29类文件规范预立卷。数据库分析报告数据库集团采购通知数据库需求意向调查表数据库需求分析报告数据库供应方案试用意向回执试用数据库评估报告试用意向分析表数据库采购方案设计数据库采购组团方案购买数据库确认统计谈判纪要、备忘数据库引进合同、协议付款协议付款委托书付款清单数据库支付经费汇总表数据库开通通知数据库使用指南数据库培训通知数据库建设小组评议报告数据库使用统计分析报告招标系列文件数据库供应商和数据库代理商提供的资料和文件领导审批文件上级主管部门审批文件研究所相关建议其他应该入档文件4.2档案员应在各类档案建档规范规定的时间内接收档案，并办理交接手续。5档案整理编制著录准确、相对固定的档案案卷方案。依据档案案卷方案，制定各类文件建档规范。按照各类文件建档规范，对档案进行编目。（此条仅在建立数据库库时使用）6档案移交从事数据库工作相关人员按照工作规范不定期向档案管理员移交应归档文件。档案管理员按照数据库档案规范和国科图档案管理要求，定期向国家科学图书馆综合办公室档案室档案室移交规范后的档案。7档案撤销“档案撤销”专指已正式移交至国科图综合办公室档案室的档案。“撤销”为逻辑撤销。应持有相关人申请、标准审批文件及背景资料等规范文件。档案员应将诸规范文件添加到所需撤销的档案卷夹中。在所需撤销的文件上加盖“撤销”字样的印章。被撤销的文件不得与该档案卷夹物理分离。资源建设部2009年10月（张玉荣起草）