第十二章广告公司的事务管理本章提要：会议管理信息管理办公环境第一节会议管理一、会议的目的和种类广告公司的会议，是为了便于解决公司的问题，形成计划，引起讨论，交流信息召开的。公司的会议也要有明确的目的。开会之前要考虑的问题：会议要达到什么目标？如果不开会，会导致什么结果？开完会之后，如何判断它的成功或失败？从传播角度看，会议能解决如下问题：会议可以给与会者一种明确的暗示，凡是参加者都是本会的一分子，与会议的主题有关，与会议讨论的事宜有关。会议给与会者提供了解别人的机会。会议还能对与会者产生约束力。会议可分为四类：1.先知性的2.建设性的3.执行性的4.立法性的二、会议出席的人数和应注意的事项会议议程中的问题：哪些人出席会议会议中该提什么问题会议出席的人数：一般4～7个最理想，10个勉强可以，20个就太多了。应该尽可能把与会者的人数减至最低。如果开会的人数实在不能少了，会议主席可以试试下面几种办法。(1)事先分析议程上的每一个项目，看看是否每一项都与所有的出席者有关，如果不是，主席可以重新安排，以便部分与会者中途退出。(2)问自己是否可以把一个大会分作两个小会?(3)事先让一两个部门把他们自己的意见做成结论，届时只要推出一名代表在会中提出即可。会议的议程表：议程表对于会议的进行有很大帮助。议程表上的每一项都要经过仔细的分析再编列上去。议程表既不能过于简单暧昧，又不能漫无目的地增列。议程表上哪一项是告知性的，哪一项须讨论甚至做成决议，与会者才能知道自己在哪一项决议中应该扮演什么角色。议程表应在会议前两三天分发，过早容易遗失。议程表上每项议案排列次序很重要。会议中应注意的事项：(1)会议的前半部通常比后半部更有活力和创造力。(2)有些议案可能使与会者意见一致。(3)会议中有时在一些琐细但似乎又很迫切的问题上消耗太多时间，以致于忽略了另外一些虽然并不迫切，但影响却极为深远的问题。(4)会议在什么时候开始，什么时候结束，最好在议程表上注明。(5)原则上，最好能事先分发会议记录及参考资料。(6)如果需要印制某些文件供做讨论参考之用，务必力求简明扼要。(7)如果要使每个议案在会中讨论出个头绪，事前必须一一仔细思考。三、评估会议成功的标准会议评估的标准：第一个标准是管理层关心和介入的程度是否显著。第二个标准是看管理层对广告公司是否有认真的计划。第三个标准是看管理层是否清晰地表达他们对员工现状的关心。第四个标准是在会议结束后，人们是否得到了更多的信息，因而有了参与和知情的满足感。第五个标准是会议结束后，是否有清晰、可行动的步骤。第六个标准是会议在地点、内容及活动安排上是否十分妥贴。第七个标准是看客户是否介入。客户的出席取决于会议的主题。表：评估广告公司管理会议的标准管理层的关心和介入。管理层的计划——公司的目标。3.管理层是否知道我是谁，他们是否关心我。4.我是否对公司内发生了什么事得到了满意的答复。5.[ZK()会议结束后，参加者是否有可行动的步骤、时间安排、任务及责任。6.会议的场所、活动(会议、体育、社交)是否安排得很好。7.客户的参加。第二节信息管理一、信息的建立广告公司首先应该建立基本的有关市场、客户、媒介的知识储备。有助于广告公司建立计划、明确目的。有助于能向客户做出营销和广告建议。广告公司还应收集与现有客户有关的市场、产品、媒介的信息。有助于公司制定品牌策略、营销规划及广告建议。这些都是广告作业流程的一部分。公司对潜在客户产业、客户信息的收集和建立客户档案，有助于公司的作业小组了解潜在客户，这是新业务成功的保障。客户档案建立的目的有两个：一是作为培训员工的教材，一是作为公司的业绩展示给潜在客户。国内广告公司最为欠缺的三个方面：管理制度运作模式经验的积累二、信息的保存公司的信息以多种形式保存：用电脑保存。最大特点：保存的信息量大，便于分类、查找，占有空间小。注意事项：信息时要有备份，以免机器故障损害储备的信息。(2)用录（音）像带保存。(3)缩影保存。优点：快速、自动的微缩照像，将原始文件摄影，把资料缩小在软片上，贮存在适当处所。利用阅读机迅速检出所需资料。免去了计算机录入之苦，具备节省空间、有利于保护、查阅迅速、保密性很强等缺点：成本甚高。(4)案卷保存。这是最传统、使用最普遍的方法。但以纸为原料的案卷不能无限期和不加挑选地保存。案卷在保存一段时间后就失其效用和价值。若不加以妥善处理，不仅占据空间、增加