第四讲法定公文（三）—意见、函、批复、会议纪要【学习要求】了解意见、函、批复、会议纪要的性质、特点、适用范围及写作程序、要求，并掌握其写作方法、技巧，能写常用的意见、函、批复以及合乎要求的会议纪要。一、意见（一）意见概述1．概念意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。意见是新《办法》增加的新行政公文。意见可作上行文，也可作下行文、平行文。2．特点(1)灵活性。意见可由上级机关对下级机关提出指导性、规定性意见，此为下行文；它还可用于下级机关对上级机关提出建设性的意见，此为上行文；也可用于平级机关相互行文，此为平行文。由此可见，它的行文方式、具体用途很灵活。意见的灵活性还体现在：一是发文机关和主送机关的数量不受限制，二是日与其他文种搭配行文（如可被批转和转发）。(2)针对性。意见往往就工作中亟需解决的问题或必须克服的倾向而制发，所以它提出的问题要及时，分析问题要结合实际，提出的见解、办法要对症下药，有的放矢，具有可操作性。3．种类（1）建议性意见。就某一具体工作或问题向上级机关或相关部门提出自己的|看法，为决策或改进工作提供参考。（2）规定性意见。上级机关印发的意见，用于对所属机关、组织和人员提出}规范性要求和措施，具有较强的规定性和强制性。(3)指导性意见。上级机关依据职权向下级机关传达指示、布置工作，阐明：指导思想、基本原则，提出工作思路和措施办法，此类意见具有很强的指导性而非强制性。（二）结构和写法1．标题一般由发文机关、事由和文种构成，有的可省略发文机关。2．主送机关意见一般要写明主送机关，但涉及面较广的意见，可以不写主送机关。3．正文(1)开头。主要概述发文缘由，说明发文依据。缘由写作要做到目的明确，有针对性，理由充分。(2)主体。主耍阐明见解和处理办法，包括指导思想和工作原则、具体措施、办法和要求等。主体部分事项多，常采用条款式写法。(3)结尾。常用“以上意见供领导决策参考”、“以上意见供参考”“以上意见如无不妥，请批转各地执行”“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”等语作结。有的也可省去结语。(4)落款可按照一般公文落款的形式，即写上成文时间并加盖发文机关印章；也可将成文时间标注在标题的正下方，加圆括号括人。（三）范文评析【范例】关于进行联合办学的意见×职院函(2002)13号××省××学校：贵校《关于洽商联合办学的函》（××校字[2002]14号）已于2002年3月15日收悉。经我院院长办公会议研究，拟定以下几点意见：一、原则同意与贵校联合办学，贵校可以我院××分院的名义，参与本省高考招生学校序列，并在《××招生报》上刊登简章。二、职业技术教育已逐渐摆脱困境，我院目前招生形势相当乐观，同时考生及家长也对学校的软、硬件提出进一步的要求。鉴于此，贵校应全面改善教学环境，增加适应技术发展的教学设备，力争在正式招生前（2003年秋季新生入学前）进行考察验收。三、贵校所设专业应仍以企业管理为主，专业设置力避与我院重复。确定开设的专业，请于2003年3月底前告知我院，以便统筹考虑。四、在学费收入方面，我院已拟定初步条款，请贵校于近日派员来我院具体协商，以便最终签订正式协议书。专此复文××职业技术学院（印章）二OO二年五月十日【评析】这是一篇介于“建议性意见”和“规定牲意见”之间的平行文“意见”。从行文意向看，××省××学校与××职业技术学院存在潜在的隶属关系，但在确立之前，仍为不相隶属关系，这就决定该文须是平行文，但又要具有下行文的特点，这便增加了语体、语气把握的难度。但这篇意见却作了十分恰当的表述，既有“贵校…‘专此复文”纯属平行的称呼及结尾用语，又有“应”“力争”“力避”等显示明确要求的说法。行文流畅而不板滞，严谨而不松散，简明而不拖沓，堪称佳作。（四）写作要求与病例评析1．写作要求(1)目的明确，理由充分。意见应针对具体问题，有的放矢阐明目的、意义，摆明政策、法律依据，使人们充分认识其重要性和必要性。(2)内容切实，行文及时。提出意见要具体明确、恰如其分，处理问题的办法、措施和建议要结合实际、切实可行，并找准时机，及时提出。不顾现实条件、时机提出的意见是毫无意义的。(3)结构严谨，措辞得体。意见各部分内容要环环相扣、层层深入，结构力求严谨、凝练，以增强说服力。不同类型的意见，语体风格要求不同，措辞也应相应变化，上行意见要谦敬，平行意见要谦和，下行意见要严肃。2．病例评析【病例】××县关于处理山体滑坡事故的意见××市人民政府：由于我县近期连续遭受暴雨袭击，6月20日上午，位于巴巫山西侧的山体出现大面积滑坡。除毁林近百亩外，还使位于山下的永乐村5组的11户农房被毁，7头牲畜死亡，幸好山体滑坡发生在白天，故无人员伤