公司各部门存档文件范围的要求及规定公司各部门及管理人员，应遵守本规定，按时把文件资料存入公司档案室，以保证文件资料的完整性、保密性和连贯性，任何人都无权私自长期保管并处理公司文件资料。行政部根据公司的业务、工作范围等情况，现将应存于公司档案室的文件资料范围予以明确，希望各部门主管、相关人员、档案管理员根据要求执行。序文件归档名称具体文件资料目录归档日期要求执行人1A合同类施工合同、维保合同、供货合同、维修合同、购买合同、保洁合同签订后当天或次日具体经办人B出租合同、协议店铺出租、广告位出租、场地出租、其他出租形式的合同协议。出租合同内附有：合同人变更、奖惩记录、装修记录、相关问题调查记录、大事件记录。签订后当天或次日（合同整理齐全后最长不超1个月）具体经办人2工程类施工设想说明、设计、规划、方案、图纸、预算、变更、验收、决算等工程项目完成后一个月内整理齐全交档案室前期由具体经办人办理存档，整体竣工后由工程部专职人员收集完整归档3A证书、证件类公司章程、批准证书、营业执照、法人组织机构代码证、税务登记证、房产证、资质证书、公司撤销、合并、更名相关文件证明办理完后当天或次日归档行政、财务B证书、证件公司出资培训取得的证书、结业证、毕业证等同上人事、行政4经营类年度店铺商铺出租、续租、广告位出租、促销场地出租政策的调整，租赁价格、租金、摊位规划与调整；出租收入预算及明细表；商业信息收集综合分析报告；年度广告推广计划及预算；商场空置率统计；招商进展报告；全区各商场商铺面积分割规划图；各类数据统计表等等。按要求上报资料时间规定及时上报招商策划部5工作计划类部门年度工作日历；周、月工作计划；年度维修改造计划；重建工程施工计划；年度部门工作总结；年度、季度、月份、单项工作各部门负责制定行政、人事负责收集归档6会议记录晨会记录、专题会记录：工程或重大问题协调会、商户座谈会、表彰会等会议结束后一周内归档行政、及相关部门人员7公司管理政策、规定公司出台的各类管理政策、管理规定、制度章程：即劳动纪律、劳动保护、劳保福利、规定要求等；公司领导批准后行政、人事8企业进程大事记各部门工作大事记录次年的1月15日之前行政9行政事务审批报告的分类登记与审批；公司资产的保险、商户的保险与理赔；各种捐赠、各类公司组织活动、各类报刊杂志、对外定期办理事务、节假日福利、办公设施设备维护；企业申报材料、企业年检等相关报告资料报公司批准后行政10劳动人事岗位责任制、人员编制、月在职员工花名册、人事变动报告、入/离职员工报告、统计表、（合同签订/续签、员工参保统计表）；工资改革方案；各种奖励制度和规定；年、季、月；每项制度的出台人事部11财务统计用水统计、水卡销售统计、用电及电费统计与分析；税务登记表、财务登记表、各项费用、收入、支出统计表；财务分析；年度工程、维修、办公、广告宣传、工资奖金、劳保福利、纳税、交际应酬费、差旅费、董事会费等各项收支统计；收支明细表、现金收支表、支票签开记录；资产负债表、损益表等年、季、月；财务部、工程部12法务工作租务纠纷和法律案件的处理资料每次事件完结后法律干事、行政部13物资管理日常物资采购情况统计表、维修物料采购统计表、办公用品采购统计表及与上年度对比分析表、废旧物资处理统计表年、季、月物储部14市场管理店铺商户变动明细表（含商户过户明细表）、优秀商户评选政策及年度优秀商户；客服部经办收费项目统计表；投诉处理统计表；商户违规及整改统计表；各区商户经营情况统计表；对区域违规商户的治理；对市场宣传的政策、规定；对市场的走访调查；对重大事件的调查记录等等。月、次客服部15安全保护火灾隐患检查整改情况汇总表；违反消防规定的处罚；事故报警处理统计表；消防演练方案及评估；消防队检查处理意见书；消防设施维保情况登记表；消防事故处理报告；月、次安管部16工程维修月维修改造项目的统计表；电梯维修情况统计表；中央空调维修情况记录；单项施工、装修工程资料汇总表（含商户装修统计表）；设备事故报告；设施设备更换、维修记录表；季、月、次工程部17外事工作市、区、职能部门下发的各种文件、通知、政策法规等资料；参加各类会议资料；社会公益活动；扶贫救灾；献爱心活动；每次相关人员18其他公司出资培训学习资料书本；新购机器设备的说明书、检测材料、维保协议等商户手册、员工手册、商户装修指南、公司管理手册公司各项活动、庆典影像资料每次相关人员说明：1、根据情况不同，一般情况下上报资料应同时存入相对应的电子文档，或定时将刷新后的统计报表、面积图等资料以电子文档存入档案室。2、人事、财务报表等涉及保密资料可由本部门主管负责归档，但须将归档资料目录交公司档案室存档。3、本规定未能详尽列出的应归档资料，部门和个人同样需要自觉负责归档。不