中国科学院电子公文管理办法（试行）第一章总则第一条为规范中国科学院电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家电子公文管理和我院公文管理的有关规定，制定本办法。第二条本办法中的电子公文，是指院属各单位、院机关各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。第三条电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。第四条中国科学院电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。第五条本办法的适用范围为实施ARP公文系统的院属各单位及院机关各部门。第二章机构及职责第六条院信息化工作领导小组办公室将ARP公文系统建设纳入我院信息化发展规划，制定我院ARP公文系统建设的发展目标，协调系统建设和运行维护的技术支持和资金保障等工作。第七条院办公厅负责全院电子公文管理的组织实施工作。具体职责是：（一）制定院电子公文管理的规章制度。（二）督促指导院属各单位、院机关各部门的ARP公文系统使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。（三）院级电子公文的审核，以及送达院的电子公文的接收。（四）电子印章管理。（五）院级电子公文的归档管理。第八条ARP公文系统运维单位负责系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：（一）提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。（二）系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的前后一致性。（三）承担ARP公文系统应用培训。第九条院属各单位信息化工作领导机构的管理职责是：（一）贯彻落实院对电子公文管理的各项要求，督促公文管理部门做好电子公文的日常管理工作，并指定公文管理员。（二）落实本单位ARP公文系统运行维护部门，指定系统管理员，督促做好系统的技术支持和运行维护，协调解决系统使用中出现的问题。（三）提供本单位电子公文管理工作必要的物力和财力保障。第十条院属各单位、院机关各部门的综合处（办公室）负责本单位、本部门电子公文管理。具体职责是：（一）院属各单位依据本办法，制定本单位电子公文的管理规定。（二）督促指导ARP公文系统使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。（三）本单位、本部门电子公文的审核，以及送达本单位、本部门的电子公文的接收。（四）本单位、本部门电子印章的管理。（五）本单位、本部门电子公文的归档管理。第三章发文与收文办理第十一条发文办理：（一）发文单位通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。（二）完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，审核无误后方可发送。（三）电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。（四）电子公文发送后，发文单位应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收单位联系，确保公文正常接收。（五）联合发文在主办单位签发后，可以纸质件送其他单位会签。主送单位实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送单位没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。第十二条收文办理：（一）各单位公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。（二）收文单位首次进行电子公文在线浏览的时间为接收时间。接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。如有问题，应及时与发文单位联系。第四章印章管理第十三条院属各单位、院机关各部门的电子印章均由办公厅统一制作、颁发。程序如下：（一）院属各单位向办公厅提出书面申请并附纸质印模。（二）办公厅审核批准后，由ARP公文系统运维单位制作电子印章。（三）ARP公文系统运维单位制作完成后，交付办公厅审核，由办公厅颁发。第十四条电子印章的使用要求如下：（一）ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。（二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。（三）发文机关的实物印章如需更换，必须同步更换电子印章。更换电子印章，需向办公厅提出书面申请，并附新印模。第五章应急与安全第十五条应急管理：（一）当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时通知ARP公文系统运维单位查明原因，排除故障。（二）0.5个工作日内不能排除的故障，