物业档案的建立与管理知识经济的悄然崛起，使信息的重要性日益凸现，信息资源已成为物业服务中不可缺少的组成部份。在【****】项目的档案建立与管理中，我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准规范的管理，配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的，同时，我们在信息资料收集中将广开渠道，对【****】项目内所有物业项目从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效保证物业服务的质量，提升物业服务的整体水平。为此，我们建立了一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度，以保证档案管理满足物业服务的需要。档案建立及管理总体流程资料的收集我们在【****】项目管理处将设立专门的档案柜，并设专人负责管理。在资料收集时应保证内容的丰富及渠道的广泛。按照档案的不同类别，我们将在日常管理中建立和收集交接验收资料、工程图纸、业主档案、维修档案、巡视记录、运行档案、投诉与处理以及其它管理与服务活动记录及档案，并将档案的收集形成制度化。资料的整理和分类在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于检索。资料的归档管理对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在【****】项目的档案管理中我们将实行原始文字资料和电脑档案双轨制，并采用先进的思源客户档案管理软件对客户基本资料、房屋管理、设备设施管理、客户投诉、客户维修等方面档案进行网络化管理，确保储存及查阅方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。对客户和管理处利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。档案管理员将编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。为保证档案的安全和完善，档案资料应配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室应避免无关人员任意打开，钥匙交由档案管理员专门保管。档案的使用利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。内部员工可通过管理处内部局域网，对文件档案按授权范围查阅。客户、公司总部可通过Internet与管理处联网，对管理处的相关资料进行查询。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。档案的销毁根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。＞管理运行档案目录DA-01工程规划及验收1.1开发商营业执照1.2投资商营业执照施工单位营业执照及承建资格证书工程施工合同单位工程开工报告单位工程竣工报告施工组织设计（方案）报审表、目录室外工程施工组织设计图纸会审目录市政工程有关检查验收记录项目规划证明项目红线图建筑工程规划许可证单位工程施工许可证投资许可证DA-02物业服务机构2.1物业服务公司简介物业服务公司资质证书物业服务公司管理体系文件目录物业服务公司企业法人营业执照物业服务公司税务登记证经营服务性收费许可证物业服务公司质量管理组织架构图DA-03公众管理制度3.1【****】项目服务指引3.2【****】项目精神文明建设公约3.3【****】项目房屋管理规定3.4【****】项目服务承诺3.5【****】项目防火与防风管理规定3.6【****】项目治安管理规定3.7【****】项目停车场管理规定3.8【****】项目摩托车、自行车保管规定DA-04设施设备管理设备分类及代码设施清单设备清单设备台帐设备年检修计划表DA-05客户资料客户登记表客户收楼验收记录客户身份证复印件征地使用手续建筑工程竣工验收证书工程竣工核验证书环保验收说明书工程消防验收意见书房屋及公用设施等竣工和接管验收交接表1.22建筑、结构、给排水、电气等竣工图目录、文字资料房屋质量保证书房屋使用说明书房屋及共用设施等竣工和接管验收交接表物业服务公司章程物业服务公司企业理念【****】项目管理处机构图【****】项目管理处简介【****】项目管理用房手续北京市经营服务性收费许可证物业服务合同【****】项目服务费收取管理规定【****】项目财务公开监督制度【****】项目卫生管理规定【****】项目园林管理规定【****】