《会计信息系统及其课程设计》八第八章采购与付款子系统本章目标【本章目标】1、手工采购与付款业务流程2、采购与付款子系统的特点3、采购与付款子系统的目标4、电算化环境下采购与付款子系统的主要流程5、采购与付款子系统主要数据文件和功能结构【学习内容】8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析8.2电算化环境下采购与付款子系统的流程分析8.3采购与付款子系统总体结构设计第一节8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环。一般来讲，企业从采购到付款经历的步骤如图8-1所示:图8-1：采购到付款业务的主要步骤从图中可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求，选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并进行确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。一、采购与付款业务流程分析（重点）1、采购与付款业务涉及的部门一般来讲，采购与付款业务涉及五个重要的部门：①请购部门；②采购部门；③验收部门；④财务部门；⑤供应商（外部部门）。2、基本流程概述行业不同，采购与付款处理流程也不同，即使是同一行业，有些企业采购货物品种多、流程复杂，有些企业采购业务简单，流程也简单。一般说来，手工环境下，采购与付款的基本流程如图8-2所示：图8-2：采购的基本业务流程3．流程说明①请购。当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。②采购审批。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。③选择供应商。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素选择优质供应商。④编制采购订单。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。⑤发出订单。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财会部门、验收部门。⑥验收。当存货送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财会部门，同时将相应信息传递到存货子系统。⑦处理采购发票。当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。借：原材料或物资采购等应交税金——应交增值税（进项税额）贷：应付账款⑧付款。在付款到期时，财会部门向供应商签发支票付款。同时编制记账凭证，进行账务处理。借：应付账款贷：银行存款某些供应商对于快速还款提供折扣。例如，折扣政策：2/10，n/30，表示购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2％的折扣，如果不享受折扣则须在30天之内支付全部款项。当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证、登记账簿，更新应付账款等账户。借：应付账款贷：银行存款财务费用二、采购与付款核算和管理的特点通过上述流程分析可以看出，采购与付款业务核算与管理有以下特点：1．数据存储量大企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品，这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整的保存。因此，采购与付款需要存储和处理大量数据。2．数据变化频繁要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动；要保障采购质量必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息；当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，并经过审核后方可确认；无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证财务信息的正确反映。因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。3．管理要求高采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动，而且还要严格进行采购管理。因为过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会产生额外的库存管理费用；造成资本的僵化，使周转资金紧张；会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。因此，采购与付款流程必须提供丰富的管理信息，杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。4．与其他子系统联系广泛采购与付款流程要为存货子系统提供货到与检验合格的信息，与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品）账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本；要为总账子系统提供各种账务处理信息，正确反映存货的价值变化，流动负债的增减变化，以及现金流出等信息。三、手工环境下采购与付款管理