公司会议管理规定一、目的为保证会议质量，提高会议效率，制订本管理规定。二、适用围公司各类会议及会议室、教室的管理与使用。三、会议管理㈠会议分类及组织1、公司级大型会议：如战略发布会、职代会、股东会、目标咨询会、干部**评议总结会等涉及围较广、人员较多的会议，需提前与总经办沟通并制定会议通知，经主管副总批准后公司公告通知下发、召开。2、公司级例行性会议：如公司经理例会、子公司例会、月度绩效会、安委会、营销委员会、人力资源委员会等凡明确会议主题并形成文件的会议，除经理例会无需申请定期召开外，其它会议需提前预约会议地点及人员，并在公司OA系统”行政办公版块的”会议申请中进展申请。3、跨会议：指涉及三个跨单位及以上人员参加的，需在会议室或教室召开的用时在20分钟以上的会议，需提前预约参会人员和会议室，填写”***跨会议审批单”〔见表一〕，经主管副总批准后挂至OA系统”行政办公版块的”会议申请中。4、部门会议：各例会、部门例会、班前班后会及临时性会议，按照部会议要求执行。5、外部会议：与公司相关联的行政单位、企业单位等邀请公司人员参加的各类会议或公司需租用公司外部会议室组织的培训、学习、会议等〔如:z.经销商会议、封闭式培训、学习等〕，按照通知及应邀要求执行。㈡会议控制1、会前⑴会议需要汇报、评审的材料、案等容，组织单位必须提前3天以部的形式发送给参会人员进展熟悉，并结合总经办确保在召开会议前将纸质材料分发到与会人员手中；⑵组织单位应明确会议主题及议程，确认参会人员，禁无关人员”陪会。2、会中⑴会议按谁组织、谁记录、谁跟踪落实的原则，组织单位需落实到会人员情况，指定记录人员，负责会议的记录，并在会议过程中处理好时间控制、协调会议分歧等问题；⑵参会领导工作布置要明确"工作容、责任单位〔责任人〕、配合单位〔配合人〕、完成时间、考核单位、完成标准等容；⑶会议记录人需条理清晰、准确的记录会议容。3、会后⑴组织单位整理的会议纪要应保证容准确，并与责任单位〔责任人〕沟通、确认后下发执行。⑵公司级例会必须在次日下班前下发”会议纪要表”〔见表二〕，其它跨会议纪要按照”二会议纪要表”〔见表三〕格式下发。⑶参会人员会后要向相关人员传达会议精神。⑷会议组织单位应加强沟通和信息反响，定期跟踪验证布置工作的完成情况直至完毕。z.4、会议资料保存⑴公司级大型会议等会议资料存档实行一会一存，会后15日移交公司档案室，存档容包括会议通知、会议资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。⑵公司级例会保存原始会议记录、专本专记，并定期移交公司档案室存档。跨会议、部门会议由各牵头部门保存原始会议记录，自行存档。㈢会议要求1、提倡少开会，开短会，组织及参会单位会前应做好充分准备，确保会议简洁、高效；集团经理例会、子公司经理例会整体时间控制在两小时以，各单位汇报不超5分钟；月度企管绩效例会整体时间控制在三小时以，其中各单位汇报不超5分钟，集团整体财务情况汇报不超10分钟，副总点评原则上不超6分钟。2、例行性工作不汇报；一般性工作不汇报；报表和文字材料显示的容不汇报；涉及面小，个别沟通能解决的不汇报；各部门汇报过的一般性工作主管领导不重复强调；公司已行文、通报过的一般不再强调。3、能会下沟通或布置的工作会上不说；不涉及相关单位的工作会上不说；自我表扬或抱怨的容会上不说；提倡各单位召开现场办公会。4、禁提高会议级别，主管、分管干部负责的事务，不要求正职参加；综合管理人员负责的事务不要求单位和部门负责人参加；禁同时要求一个单位和部门多人参加的一般性会议。5、除总经理主持的会议和公司大型会议外，部会议一般不设专职主持人，不提供会务效劳等；6、会议组织单位要充分考虑驻外公司、营销、生产系统的工作性质，z.合理安排会议时间；7、公司级例会必须有会议纪要及重要工作的实施方案〔见表4〕，未按时间要求完成的，除按规定考核外，责任单位或责任人要书面请示，写清未完成原因，明确完成时间，经会议工作布置人批准，交会议组织单位备案。8、除营销活动外，各单位组织的外部会议需提前拟定会议案〔包括：参加人员、住宿标准、就餐标准、会议时间、行程安排、接待人员、整体预算等〕，经部门经理/分厂厂长审核后报主管副总、总经理签批后执行。四、会议室管理㈠职责划分1、人力资源部是公司各教室的主管部门，负责公司教室的整体监视管理；2、总经办是公司各会议室的主管部门〔视频会议室由信息化管理部配合〕，负责公司会议室的整体监视管理；3、各分厂、分子公司、部室、实体分别负责本单位部会议室、教室的管理，责任到人；4、各会议室责任人负责会议室、教室的日常使用登记、卫生管理、物品定置等各项会前准备工作及会后检查验收工作；5、信息化管理部负责投影仪、视频会