万泽连锁人事管理制度员工档案管理规定文号:BGS-031版次:01页码:1-2分发号:一、目的：为完整记载员工成长历程，加强公司员工档案管理工作，特制订本规定。二、适用范围：公司全体员工三、员工档案管理遵循保密、完整、清晰的原则。四、办公室负责各级人员档案的管理工作，并可根据需要授权各事业部负责相关人员的档案管理工作。五、档案原始内容：员工办理入职手续后，办公室必须在三个工作日内建立员工档案，档案原始内容如下：简历（履历）表一份求职登记表一份面试评估表一份毕业证、学历证、职称（资格）证、身份证的复印件各三份彩色生活照一张彩色一寸登记照八张，黑白一寸登记照五张，大一寸或两寸黑白和彩色登记照各四张计划生育证及其他证件复印件各一份毕业生推荐表原件一份（仅限应届毕业生或实习生）就业协议书原件一份（仅限公司接受的大学生）担保书及担保人身份证复印件一份，照片一张服务声明书一份实习协议书一份（仅限实习生）素质测评表一份（可无）入司专业水平测试试卷（可无）六、各部门涉及员工成长历程的资料应及时转交办公室存入员工档案。七、办公室坚持动态管理的原则，及时更新、补充员工资料和员工档案。八、以下资料产生后，应及时存入员工档案：劳动合同、保密协议、培训协议试用期各类考核表（含工作总结）各类内部考试试卷体检表或健康证复印件工资变动记录（工薪变化表）岗位变动记录（介绍信）上岗证复印件三份各类奖励、处罚材料调（招）干（工）申请表及承诺书离职申请、离职交接会签表、工作移交清单其他有必要入挡的资料九、员工借调到集团或集团内其他公司的可根据借调单位的要求将员工档案复印件一份给借调单位保管，员工正式调出的，员工档案应交调入单位保管，公司保存复印件。十、非人事部门的员工不保持有本人或他人档案。制定时间:2003.07.01实施时间:2003.08.01制定:郑振凯审核:巴蕉批准:杨蕙菱万泽连锁人事管理制度员工档案管理规定文号:BGS-031版次:01页码:2-2分发号:十一、员工档案在传递过程中必须坚持保密的原则，原则上非人事部门的员工不得传递任何人的档案。十二、公司领导及各部门经理、主管可查阅、借阅下属的档案。十三、需要查阅员工档案的，由查阅人填写《查阅员工档案申请表》，交办公室核准后在指定地点查阅。查阅时，档案管理人员必须在场，查询后档案管理人员应在《查阅员工档案申请表》上签署意见。十四、查阅主管（不含）级别以下员工的档案的申请由人事主管核准，查阅主管（含）级别以上员工的档案的申请由人事经理核准。十五、查阅无法满足要求时，可申请调阅。只有部门经理以上人员方可调阅下属档案，调阅的程序和方法参照查阅执行，员工档案调阅最长不超过两天。十六、员工档案禁止复印，特殊情况确实需要复印的，应填写《员工档案复印申请表》交办公室核准后由员工档案管理人员复印。十七、员工档案资料必须用统一标准的档案袋装订，档案袋封面必须编制档案目录，更新或补充资料时应在档案袋上注明。十八、员工档案按照员工标号的顺序排列。十九、员工离职后，档案保存18个月后销毁，主管级以上的员工离职后档案保存5年后销毁。二十、按规定销毁的档案由员工档案管理员填写《员工档案销毁申请表》经办公室主任审核后由人事主管和员工档案管理人员共同执行销毁。二十一、违反规定的处罚措施：1、涂改员工档案的处罚100元/次。2、对外提供、抄摘员工档案内容的，视情节处罚100元以上，并给予纪律处分。3、严禁查阅同级或上级的档案，违者罚款500元以上，并给予纪律处分。二十四、附则本规定由办公室制定，报总经理批准后实施。本规定由办公室负责解释。制定时间:2003.07.01实施时间:2003.08.01制定:郑振凯审核:巴蕉批准:杨蕙菱